客户数据保护与处理规则

一、哪些资料属于客户数据

客户数据不仅包括交给我们的业务文档，也包括系统中的账号、邮箱、操作记录、附件、导出文件，以及备份和AI处理时产生的副本。即使主要业务资料来自公开渠道，用户身份和使用记录仍应单独保护。

项目开始前，项目负责人应与客户确认：我们为什么需要这些数据、可以处理哪些内容、保存在哪里、谁能访问、使用多久，以及项目结束后怎样返还或删除。客户交给我们处理的数据，只能用于已经确认的服务目的。

如果我们按照客户指令处理数据，就应遵守双方约定，不能自行扩大用途。公司官网联系信息、员工管理等由我们自行决定用途的活动，应另行履行相应的数据保护责任。

二、按敏感程度管理资料

这套分类用于公司日常管理，不代替法律对个人信息、敏感个人信息、重要数据或国家秘密的规定。不能仅因为删去了姓名，就认为一份资料已无法识别个人。

三、只获取完成工作所需的数据

开发和维护人员不得为了方便，要求客户提供全部生产数据。能够用合成样本或少量脱敏记录复现的问题，就使用这些样本。确实需要真实资料时，由项目负责人确认用途、人员范围和清理时间。

涉及个人信息时，应先确认合法的处理依据。需要告知、同意、单独同意或监护人同意的，按实际情况办理，不能只用一句概括性的“同意全部使用”代替。

新增功能、引入第三方或改变用途时，要重新检查原有授权是否足够。未经客户同意，不得将其数据用于其他客户项目、宣传、模型训练或产品优化。

四、怎样限制访问和防止串用

人员只有在获得授权且工作确有需要时，才能访问相应数据。管理员临时协助排查，也应记录工单、访问范围和有效时间，不能长期保留任意读取客户资料的权限。

不同客户的文件、数据库记录、搜索索引和缓存应分别管理。开发人员应在服务器端检查所属客户和操作权限；隐藏按钮或只限制页面显示，不能代替接口检查。

数据传输使用加密连接，敏感数据按项目要求加密保存。加密密钥与数据分开授权。分享文件时核对收件人、权限和有效期；重要导出需要审批和记录，禁止使用公开存储桶、永久公开链接或未经批准的私人网盘。

五、开发、日志和AI产生的副本

开发测试优先使用合成或脱敏数据。真实数据进入测试环境前，须确认授权、隔离措施和删除期限，避免测试人员获得超过工作需要的资料。

日志不得记录完整密码、验证码、访问令牌和无关敏感正文。排查问题临时增加日志时，应限定范围，结束后恢复设置并清理多余记录。

截图、导出、上传临时文件、搜索索引、向量数据和AI摘要，也应纳入保护。向量数据是为了搜索而转换后的文档表示，仍可能反映原文内容，不能因为形式改变就当成不含客户信息。

六、第三方和境外访问

把资料交给云、邮件、AI或外包服务前，应确认对方接收什么数据、用于什么目的、保存多久、谁能查看以及怎样删除，并明确双方的保密和安全责任。未经必要授权，不得继续转交其他单位处理。

客户资料进入外部AI，还须遵守公司的AI规则。客户要求不得用于训练时，必须核实外部服务商的相应约定；服务商无法满足，就不能发送相关数据。

服务器位于中国，不代表所有处理都在中国。境外模型、境外备份和境外技术人员远程查看，都应先检查实际数据流，判断是否涉及数据出境及需要办理的手续，再决定是否启用。

七、保存多久，结束后怎样处理

项目应按数据类别约定保存期限，不以永久保存作为默认选择。服务结束或处理目的完成后，由有权人员确认返还、删除或依法继续保存的安排。

公司内部目标是在有效指令和返还安排确认后10个工作日内，完成在线工作副本的删除并说明结果。备份另按约定期限清除。法律或合同要求更快时，执行更短期限；存在无法及时删除的对象时，说明原因、保护措施和完成时间，不笼统保证“所有副本已经立即消失”。

八、客户和个人如何提出请求

客户或相关个人可通过market@zyaps.com提出查询、更正、复制、删除或权限问题。受理人员先核实身份和处理权限，只收集核验所需资料。属于客户决定的事项，及时转交客户处理，不向无权人员披露数据。

公司内部目标为2个工作日内确认收到，常规请求15个工作日内给出结果或具体进展。法律或双方约定有其他要求的，优先执行。

发现误发、异常下载或疑似泄露时，应立即报告、限制影响并保存必要证据，按职责通知客户及其他应通知方。有关提供或委托处理个人信息和重要数据的记录，依法至少保存3年；记录本身也应受保护。

九、制定依据

本规则依据《网络数据安全管理条例》及个人信息保护相关要求制定，并按个人信息保护合规审计规定安排检查。具体产品仍须有与实际处理活动一致的告知和协议。